Как сделать Word еще лучше.

Я с большим уважением отношусь к корпорации Microsoft и Word из пакета Office считаю шедевром универсальности. Но нет ничего на свете абсолютно совершенного, такого, что нельзя было бы хоть немного улучшить, сделать удобнее. Это относится и к Microsoft Word.

Microsoft, при создании своих программ, сразу же закладывает в них средства для модернизации, которую могут выполнить сами пользователи. Конечно, для этого нужны специальные знания по программированию в VBA, а еще достаточно много времени, которого у большинства пользователей просто нет. Благодаря этому возник класс специальных программ написанных на VBA, которые называются добавлениями, утилитами, расширениями, макросами или надстройками. Большинство таких программ для Microsoft Word ограничиваются созданием шаблонов или более удобным, с точки зрения их авторов, расположением элементов управления в меню, а зачастую просто дублируют уже имеющиеся средства.

Здесь я хочу представить новую утилиту SumsBox, которая, как мне кажется, в наибольшей степени уникальна с точки зрения добавления новых возможностей в Ms Word и минимально дублирует имеющиеся. Эта надстройка предназначена для облегчения жизни людям, которые часто работают с таблицами Word или пересчитывают числа в тексте, а таких, я думаю, найдется не мало. Каждый, хоть раз, а может и не раз, создавал таблицы содержащие числа, а возможно даже рассчитывал значения ячеек с помощью калькулятора.

Не буду утомлять перечислением технических подробностей и оригинальных идей, воплощенных в “коробке математических задач” (так можно перевести словосочетание sums box), а приведу лишь несколько примеров использования SumsBox приближённых к реальной жизни.

Первый пример. Допустим, вам необходимо создать красиво оформленную таблицу строк этак на 60. Таблица имеет последнюю колонку, которая рассчитывается на основе значений содержащихся в предыдущих колонках. Все колонки, кроме последней, уже заполнены. Обычная практика, наблюдал не раз – это расчет значений последней колонки на обычном калькуляторе, а это во-первых, долго, а во-вторых, чревато ошибками. С SumsBox эта задача решается за 5 секунд – достаточно выделить таблицу, затем при помощи мыши составить выражение для автозаполнения и нажать кнопку "Рассчитать".

   Если необходимо, чтобы в дальнейшем таблицу можно было пересчитывать без помощи SumsBox, то можно использовать это же выражение для  автозаполнения формулами (полями Word). Нужно просто заменить оператор >>  на >>> . После этого с документом можно работать без установки на компьютер надстройки, а для пересчета таблицы после изменения данных необходимо будет выделить ее и нажать F9.
   Предвижу возражения критически настроенного пользователя, что, мол, эта задача легко решается средствами Word, если воспользоваться встроенной таблицей Excel, и он будет прав… но только от части. Дело в том, что встроенная в Word таблица Excel имеет ограничения по форматированию линий таблицы, например нельзя создать объемные линии, а мы хотим создать, как вы помните, выразительно оформленную таблицую Кроме этого, при помощи встроенной таблицы Excel вряд ли удастся разместить 60 строк 12 шрифтом – она будет выходить за нижнюю границу страницы и обрезаться. Из этого следует, что придется копировать таблицу Excel в буфер обмена, вставлять ее в документ как таблицу Word, форматировать, а затем удалять таблицу Excel. Это все осложняется, если в дальнейшем придется изменять данные в таблице и снова пересчитывать результаты. Существуют и другие неудобства в использовании таблиц Excel. Я уже не говорю о том, что для большинства пользователей применение встроенной таблицы Excel вообще является "высшим пилотажем".

Второй пример. Представьте, что у вас имеются документы, содержащие разбросанные в тексте или в таблицах числа, которые вы используете для каких либо расчетов. Понятно, что без калькулятора и ручного ввода чисел (через буфер обмена получается дольше) здесь не обойтись. Совсем по-другому это выглядит, если воспользоваться надстройкой SumsBox. Для расчетов достаточно будет просто указать мышью на нужное число, удерживая управляющую комбинацию клавиш для задания знака перед числом. Особо ленивым можно обойтись и без нажатий клавиш, задав режим "Вставка мышью со знаком". Для экономии места окно надстройки можно переключить в сокращенный режим.

Так можно складывать, вычитать, умножать делить, создавать сложные выражения с применением скобок и математических функций. Все это получается достаточно быстро, а главное исключаются ошибки при вводе чисел. Для быстрого ручного ввода предусмотрен и режим обычного калькулятора, но с некоторыми усовершенствованиями.

Третий пример. Теперь вообразите себе, что к вам поступают однотипные документы, содержащие таблицы с числами, а также эти документы содержат результаты расчётов на основе таблиц. Ваша обязанность проверять эти документы, в смысле правильности расчетов. Вот где рутинная и не благодарная работа! В этом случае "коробка матзадач" хоть и не сделает работу творческой, но сможет значительно облегчить вам жизнь. Вам нужно будет лишь один раз рассчитать все необходимые варианты, выделяя нужные колонки (строки), и составить выражения из их названий. Все выражения будут сохранены в истории вычислений. Для всех других документов нужно будет лишь выделить область таблицы, выбрать из списка нужное выражение, нажать кнопки "Обновить" и "Рассчитать", затем сравнить полученный результат с имеющимся – всё.

Четвертый пример. Этот пример посвящён применению встроенного в SumsBox фильтра. Например, у вас есть несколько однотипных документов, содержащих таблицы, в которых содержатся названия и данные о каких то товарах (прайс-листы, накладные, счета и т. д.). Вам срочно необходимо во всех этих документах изменить цену для трёх наименований товаров на 15%, также рассчитать и заменить значение суммы, а в примечание занести текст "Переоценка".

Нет ничего проще – в первом документе, выделяете таблицу (можно просто установить текстовый курсор внутрь таблицы), обновляете выборку, затем открываете окно фильтра и задаёте в условиях названия трёх товаров, используя "Фильтр по выделенному". Составляете серийное выражение и жмёте на кнопку "Рассчитать". Для остальных документов достаточно вызвать надстройку (для Word 97 и вызывать не надо – она не будет исчезать), выделить таблицу, нажать кнопки "Обновить" и "Рассчитать". Для наглядности я описал очень простой пример, хотя в окне фильтра можно задать довольно сложные комбинации условий для расчетов или автозаполнения с применение функций VBA.

Приведенных примеров, на мой взгляд, достаточно для аргументации права на жизнь надстройки для Ms Word SumsBox. Хочу только отметить, что здесь я раскрыл лишь часть возможностей программы, остальные функции можно изучить, прочитав подробно составленное описание к программе.

Теперь, объективности ради, расскажу о недостатках надстройки. У кого же их нет, этих самых недостатков?

1. Надстройка долго загружается при первом вызове. Этот недостаток особенно заметен на медленных машинах. Здесь можно порекомендовать, не закрывать окно надстройки, а сворачивать его в значок, который появляется в конце главного меню Word или переводить окно в сокращенный режим вывода.
2. Замедляется скорость расчета, если в таблице более 300 строк. Опять же, этот недостаток заметен на медленных машинах. Процесс расчёта или автозаполнения таблиц можно контролировать по положению ползунка прогресса, и в любой момент, затянувшийся расчет можно прервать.
3. Ограничено число условий фильтра в группах "И" и "ИЛИ". Это ограничение критично по сравнению с фильтром Microsoft Access, где ограничений на число условий вообще нет. Зато это больше по сравнению с автофильтром Microsoft Excel, где можно ввести только 2 условия объединенных операторами "И" или "ИЛИ". Хотя, строго говоря, эти сравнения не совсем корректны.
4. И наконец, самый неприятный и трудно исправимый недостаток… программа платная.

На последнем недостатке хочу остановиться более подробно. При интенсивной работе с таблицами и числами затраты окупятся буквально через месяц, просто за счет экономии времени, при неинтенсивной – за три-четыре месяца. Ещё немаловажное значение имеет уменьшение вероятности совершения ошибок при расчете, которые могут привести к убыткам в сотни раз превышающих стоимость программы. Так что, как поется: – "Думайте сами, решайте сами – иметь или не иметь"

Николай Расторгуев

Читайте также статьи других авторов:

  Mycomputer.ua, "Счетная шкатулка"   Computerra.ru, "Уроки арифметики"